Excel programozás, adatkezelés automatizálása
Riportok, grafikonok, elemzések, Visual Basic és Power Query technikával
Cégvezetőként vagy munkatársként gyakran szembesülünk azzal, hogy a folyamatok, amelyekben dolgozunk, lassan haladnak vagy emberi hibák történnek bennük. Előfordul, hogy a helyzet amiatt áll elő, mert az adatok több rendszerben is megtalálhatóak, akár Excelben és a vállalatirányítási rendszerben, és gyakran nem egyeznek.
Ennek az eredménye: nyomozgatás, melyik adat a helyes, az Excel vagy a központi rendszer.
Három fő terület van, amikor érdemes egyedi Excel megoldásokkal próbálkozni:
- A folyamatban vannak hibák, és ezeket automatikusan ki szeretnénk küszöbölni (javítani vagy kiiktatni)
- A folyamat az emberi közreműködés miatt lassú, de lehetne egy részét automatizálni
- Egy konkrét, egyedi feladat elkészítése, automatizálása, hogy minimális emberi közreműködést igényeljen
Az alábbiakban ezekre nézünk néhány példát.
Adminisztrációs, adatrögzítési hibák elkerülése Excel programozással
- Adatok ellenőrzése (validációja)
- Dupla rögzítés kiszűrése
- Adatbeviteli képernyők készítése
Az irodai munkatársak egyik alapvető feladata, hogy a folyamatban lévő hibákat kijavítsa. Ha nincs hiba, akkor természetesen nincs mit javítani - de olyan folyamatot még nem találtak fel.
A hibák forrása sokrétű lehet:
- A munkatárs, aki készítette az Excel fájlt, nem értett eléggé hozzá, emiatt a fájl sérülékeny
- A folyamatok bonyolultak, kevesen látják át
- Sokfajta helyzetet kell lekezelni, és ez emberi hibákhoz vezethet
- Az adatot több helyen kell felrögzíteni, emiatt néha ezek nincsenek szinkronban
- A kívülről kapott adatokban (pl. logisztikai szolgáltató listájában) is lehet hiba, és ez végiggördül a rendszeren
Az ilyen rendszerszintű, adminisztrációs hibák jelentős része orvosolható, kiküszöbölhető akár Excel programozással, akár más, folyamatszabályozó, automatizálási lépésekkel.
Cégünk segít abban, hogy keresünk egy olyan megoldást, ami
- az adminisztrációs folyamatokban felmerülő hibás eseteket automatikusan kiszűri,
- javítja is emberi közreműködés nélkül, ha lehetséges.
Vannak olyan esetek, amikor a munkatársnak kell megoldania a felmerülő kérdést, de a programozás itt is megmutatja, mely pontoknál - legyen az vevő, dokumentum, szállítmány, könyvelési bizonylat, bármi - kell az emberi problémakezelés.
A javaslat lehet speciális, az esetre, folyamatra szabott Excel program készítése, vagy ha más eszköz áll rendelkezésre, akkor annak használata.
Adminisztráció gyorsítása Excel programozással
- Excelből váll. ir. rendszerbe adatok áttöltése
- Napi jelentések automatikus készítése
- Fejlett Excel lehetőségek alkalmazása
Állandó igény a cégnél az adminisztráció, az adatrögzítés gyorsítása. A vállalatnál lévő, meghonosodott folyamat működik, de nem elég hatékony. Esetleg most készül új termékvonalat bevezetni a cég, és ehhez új munkatársat kellene felvenni, mert a jelenlegiek nem bírják már a napi ügyintézést - de felmerül, hogy hatékonyabb munkavégzéssel, automatizálással a meglévő munkaerővel is meg lehet oldani a bővítést. Sok esetben ezt egy Excel fejlesztéssel valóban meg lehet tenni.
A legjellemzőbb példák a lassú adminisztrációra:
- Papír alapú adatrögzítés, majd annak kézi felvitele Excelbe vagy a vállalatirányítási rendszerben
- A listák, amelyeket a vállalatirányítási rendszerből kapunk, nem tartalmaznak minden szükséges adatot (kézi keresgélés)
- Szállítólevelek, rendelések kezelése egyesével
- Különböző listák összevetése, problémás esetek kézi keresgélése
- Napi jelentések összeállítása különböző adatokból, minden nap egyedileg elkészítve
Ezeknek az eseteknek nagy része alkalmas arra, hogy legalább a folyamat egy részét automatizáljuk Excel programozással vagy más módon, így jelentős emberi munkaidőt tudunk naponta megtakarítani.
Segítünk abban, hogy az adminisztrációs, adatrögzítéses folyamatait áttekintjük, és azokat a pontokat, amelyeket lehet optimalizálni, automatizálni jelentős befektetés nélkül, javaslatot adunk a kivitelezésre. A módszer lehet Excel program készítése, adatfeldolgozó rutin összeállítása, nagy tömegű adatok mozgatása fájlok és rendszerek között, Sharepoint listák használata vagy más technika.
Egyedi Excel feladat programozása, automatizálása
- Gyártástervezés támogatása
- Bónuszok, jutalékok kiszámolása
- Leltáreredmények összesítése
Vannak olyan esetek, mikor egy-egy feladatot csak hetente vagy havonta egyszer kell elkészítenie az irodai munkatársnak, de akkor több órán keresztül dolgozik vele, míg az adatokból kinyeri a végeredményt vagy kiszámolja a heti-havi eredményt. Ez a munka, ha ránézünk kívülálló szemmel, gyakran repetitív, például ha ugyanolyan módszerrel kell kiszámolni minden vevőnk kintlevőségét - de ezt meg kell tennünk százszor. Ezeket a feladatokat nagyon jól lehet automatizálni Excel programozással, adatfeldogozással.
Példa néhány esetre:
- Vevőszámlák átnézése, korosítása, vevőnkénti kintlevőség számolása
- Leltáreredmények kiértékelése, leltárhiányok kimutatása
- Munkatársi, gyártáshoz kapcsolódó bónuszok kiszámolása
- Gyártástervezés a vevői megrendelések alapján
- Projektek állapota, a hozzájuk kapcsolódó költségek elszámolása
Az Excel azért játszik gyakran központi szerepet a folyamatokban és eseti feladatokban, mert ez a közös nevező a rendszerek között. Ha kell valamilyen kimutatás, egy lista, egy riport: Excel. Ha adatgyűjtés kell: Excel. Ha grafikont szeretnénk: Excel. Ha egy teljes dashboard-ot, KPI-gyűjteményt, havi eredményt: Excel.
Az Excel az adminisztráció svájci bicskája, annak hátrányai nélkül.
A felsorolt dolgok mindegyikére jó, különösebb hátulütő nélkül. Az utóbbi években hatalmas fejlődésen ment keresztül, és már a nagy adattömegű (több 10 ezer soros) adatok kezelése is lehetséges gyakorlatilag adatbázis-szemlélettel.
Az Excel rendelkezésre áll minden cégnél, és széleskörűen lehet programozni, immár nemcsak a korábban megszokott, klasszikus kódolással (amit csak a nagyon elhivatott és rejtélyes programozói réteg ért meg), hanem az új Power megoldásokkal, Power Query, Power Pivot, már a technika iránt érdeklődő, de laikus munkatársak is részt vehetnek a fejlesztésben.
Természetesen vannak specializált programok a célterületekre, amelyek lekörözik az Excelt ezeken a részeken. Ha az igény túlnő az Excelen, akkor ezeket a célprogramokat kell használni. Ettől függetlenül könnyen lehet, hogy magát azt a programot, például egy grafikonrajzoló rendszert is Exceles adatokkal látjuk el...
Ha a fenti esetek bármelyikében segítségre van szüksége, örömmel szervezünk Önnek egy ingyenes konzultációt, melyen megbeszéljük a feladatot.