Sziget-rendszerek kialakulása a vállalatnál

Nagyon sok vállalt a fejlődése során beleesik egy csapdába, amiből később elég nehéz kikerülni: adott egy vállalatirányítási rendszere, ami jó sok mindenre, lefedi a főbb folyamatait, de vannak olyan részterületek, amelyekre nem kínál megoldást. Lehet, hogy van benne hasonló opció, ami kellene, de nem úgy működik, ahogy elvárnánk, a fejlesztő csapat pedig drága/nem elérhető, vagy ha igen, csak nagy áldozatok (értsd: pénz és emberi idő) árán lehet belegyömöszölni a kívánt funkciót, amit aztán még fél évig finomhangolunk. Az is előfordul (jellemzően multinacionális cégeknél), hogy az egyes területek vezetőinek szabad keze van a szoftverválasztásra – ez tudja okozni a legnagyobb káoszt a cég informatikai rendszerében, mert mélyebb szaktudás nélkül választják ki azt, ami megtetszik nekik, kevéssé figyelembe véve, hogy hogyan illeszkedik a többi rendszerhez.

A fentiek eredményeként egymástól elszigetelt szoftver(rendszer)ek, Excel fájlok és papír alapú dokumentumok tartják fenn úgy-ahogy a vállalat adatszolgáltatását. Az csak hab a tortán, hogy mivel a rendszerek az adatokat tekintve átfedésben vannak, néhány riport több programból vagy papíron vezetett listákból is kinyerhető – természetesen különböző eredménnyel. Ilyenkor az egyik vezető ennek hisz, a másik annak – értékes menedzseri idő megy el ez az ezen alapuló vitákra.

A probléma kezdete

Amikor az adott terület vezetője szembesül vele, hogy fejleszteni kell a folyamatait, mert a növekvő igényekkel – ugyanazokkal a munkatársakkal – már csak így tud megbirkózni, jellemzően két megoldás közül választ:

1) vásárol/fejleszt dedikált szoftvert/rendszert a problémás területre, aminek nincs semmiféle kapcsolata a fő integrált vállalatirányítási rendszerrel, egészen más logika szerint épül fel, más támogató csapata van – hosszú távon nem feltétlen jó megoldás

2) először elindul egy kis Excel fájllal, mondván, ennyi információ(gyűjtés) elég lesz, és ez a kis kezdemény elkezd fejlődni, lassacskán kinövi magát, makrók kerülnek bele, azokkal folyamatosan probléma van, csak egy-két munkatárs ért hozzá, ha változtatni kell, akkor pár napig bizonytalan, hogy mit rontottunk el benne – hosszú távon ez sem jó megoldás.

A javasolt megoldás

Minden módszer tud jól működni, ha előzetesen nemcsak a konkrét problémát akarjuk megoldani, hanem figyelemmel vagyunk a már meglévő környezetre. A teljesség igénye nélkül néhány javaslat, a legegyszerűbbektől a bonyolultabbak felé:

Próbáljuk elkerülni, hogy egy munkatárs papírra rögzít valamit, majd azt ő vagy másvalaki számítógépre viszi. Dupla idő, dupla hibázási lehetőség, a felelősség kérdéses. Az első adatrögzítés történjen rögtön digitális (értsd: számítógépes) formában.

Nem biztos, hogy új megoldást kell fejlesztenünk az adott problémára. A meglévő integrált rendszer egy eldugott, de meglévő modulja esetleg pont azt takarja, amire szükségünk van. Nézzünk körül, kérdezzük meg.

Gyakran előfordul, hogy sok adat rendelkezésre áll, de néhánnyal ki kell egészítenünk. Ekkor, amit csak lehet, használjunk a már meglévő forrásokból: időt spórolunk és hibázási lehetőséget kerülünk el. Ha például a termelési adatokat akarunk kiegészíteni selejtszázalékkal, akkor hívjuk le a már a gépben lévő adatokat, és  csak a hozzáadott információt vigyük fel kézzel, ne a teljes termelési adattömeget (műszakszám, gépsor, időpont, termék, darabszám stb.)

Használjuk az integrált rendszerben lévő adatokat! Sokszor nincs pont olyan riportunk, amire szükség van, pedig az adat ott figyel a szerveren. Ami pedig ott van, azt ki is lehet nyerni… A legtöbb integrált rendszerből tudunk egyéni riportokat készíteni, bár jelentős szaktudás kell hozzá.

Használjuk ki az adatok közvetlen áttöltését Excelbe! Mégiscsak más, ha egy gombnyomásra (!) bekerül az Excelbe a kívánt riport, nem kell különböző szövegfájlokat letölteni, majd azokat berakni Excelbe, sorokat, oszlopokat formázgatni.

Nem ördögtől való, ha a különböző vállalati területeken külön szoftver működik. Egészen már jellegű igényei vannak egy könyvelési osztálynak (a múltat rögzítik, akár hónapok távlatából), az irodai alapanyag-ütemezőnek vagy kiszállítási fuvarszervezőnek (napi-heti bontásra van szüksége) vagy a raktárosnak (aktuálisan, percre pontosan tudnia kell, hogy melyik raktárhelyen miből hány darab van). De azt mindenképpen tartsuk szem előtt, hogy ezeknek a rendszereknek sok kapcsolódási pontjuk van: legfontosabbak a törzsadatok (anyagtörzs, szállítói/vevői törzs), ezeknek szinkronban kell lenniük, és mindenképp kerüljük el a dupla-tripla munkát a különböző rendszerekben történő rögzítéssel. Emellett az is igaz, hogy a napi kiszállításból előbb-utóbb bejövő számla lesz a fuvarozó cégtől, amit majd a könyvelésnek kell igazoltatnia…

A vállalati információs rendszer finomhangolása

Vállaljuk, hogy konzulensként részt veszünk a cége adminisztrációs folyamatának a feltérképezésében vagy javaslatot teszünk a fejlesztési irányokra. Ehhez személyes megbeszélés után tudunk ajánlatot adni.